Hoe vaak is het bij u voorgekomen, of het nou zakelijk of privé was, dat uw emails, belangrijk of niet, verloren gingen. Dit is zeer hinderlijk, dit kan ten koste gaan van belangrijke informatie of zelfs geld. Je wil dat alle emails bewaard blijven maar je wil niet dat je geheugen helemaal vol staat, want in dat geval kan je geen digitale post meer ontvangen.
Ook uitprinten is ietwat veel werk als het gaat om vele berichten op een dag. Het zou ideaal zijn als je een digitale postverwerking zou hebben. Ook komen belangrijke documenten niet altijd via de mail, ze komen ook via fax of post. Stel je nou voor dat je een van deze documenten kwijt raakt, door dat je computer crasht of door dat er brand is.
Door middel van digitale post ben je er van verzekerd dat je productiviteit zal stijgen. Alle documenten die dan binnen komen, via post, email of fax zullen direct na binnenkomst in het organisatie management systeem worden gezet. Hierdoor kun je altijd het document gemakkelijk opzoeken en bekijken.
Het heeft vele voordelen, de documenten gaan niet verloren, en je kan alles gemakkelijk opzoeken, je hoeft niet uren te zoeken alles is georganiseerd en makkelijk te vinden.